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「会議が長い」「結論が出ない」――そんな悩みは多くの職場で聞かれます。
その原因は、進行役のスキル不足や目的の不明確さにあることが少なくありません。
会議を効率的かつ有意義な時間にするために必要なのが、ファシリテーションの基本です。
参加者の意見を引き出し、議論を整理し、合意形成へ導く技術は、会議のムダを大幅に減らします。
本記事では、すぐに実践できるファシリテーションの基本をわかりやすく解説します。
ファシリテーションの役割を理解する
ファシリテーションは単なる進行ではなく、参加者が建設的に話し合い成果を出すための舵取り役です。
目的の共有、議論の整理、合意形成をサポートすることで、会議全体の質を高めます。
まずはその役割を正しく理解することが重要です。
会議の目的とゴールを明確にする
会議の前に「何を決めたいのか」「ゴールは何か」を明確に設定します。
目的が曖昧だと議論が広がり、時間だけが浪費されます。
事前にアジェンダを共有し、参加者全員が同じ目的を認識することが成果への第一歩です。
進行の流れを設計する
会議は時間配分が鍵です。
導入・議論・まとめの流れをあらかじめ設計し、各パートの時間を決めておきます。
タイムキーパーを設置すると、時間超過を防ぎ、効率的な進行が可能になります。
参加者の意見を引き出す技術
会議を活性化させるには、多様な意見を引き出すことが欠かせません。
オープンクエスチョンで発言を促し、否定せずに受け止める姿勢が大切です。
全員が安心して発言できる環境づくりが、建設的な議論を生み出します。
議論を整理し可視化する
話が脱線しないように、ホワイトボードやオンラインツールで意見を可視化しましょう。
ポイントをまとめながら進めることで、議論の流れが明確になり、合意形成がスムーズになります。
可視化された内容は、議事録としても活用できます。
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決定事項とアクションを確認する
会議の最後には、決定事項と次のアクションを必ず確認します。
誰が何をいつまでに行うかを明確にすることで、会議後の実行力が高まります。
曖昧なまま終えると、せっかくの議論が形になりません。
まとめ
会議のムダを減らすには、ファシリテーションの基本を押さえることが不可欠です。
目的を明確にし、進行を設計し、参加者全員の意見を引き出しながら議論を整理することで、生産的な会議が実現します。
決定事項と行動計画を明確にしてこそ、会議は本当の価値を持つ時間に変わります。
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